Классификация, унификация и стандартизация в документировании
В начале 70-х годов в СССР начала создаваться «Общегосударственная автоматизированная система сбора и обработки информации для целей планирования и управления народным хозяйством» (ОГАС).
При ее разработке возникла проблема систематизации больших объемов документной информации с целью последующей обработки информации средствами электронно-вычислительной техники.
Слово «классификация» происходит от латинских слов classis (разряд, класс) и facio (делаю). Классифицировать — это распределять какие-либо объекты по классам (отделам, разрядам) в зависимости от их общих признаков.
В целях классификации информации была создана Единая система классификации и кодирования технико-экономической и социальной информации (ЕСКК ТЭСИ), работа над которой продолжается и в наши дни.
Объектами классификации и кодирования в ЕСКК ТЭСИ являются технико-экономические объекты, используемые в различных областях деятельности народного хозяйства страны, и их свойства.
Было выделено восемь групп информации:
- Социальная информация;
- Информация по описанию организации экономики;
- Информация о продукции, видах экономической деятельности и оказываемых услугах;
- Информация о природных и трудовых ресурсах;
- Информация о финансово-кредитной сфере;
- Информация об управленческой документации, показателях и единицах измерения;
- Информация о стандартах и технологических процессах;
- Прочие виды технико-экономической и социальной информации.
Наиболее часто для кодирования информации, содержащейся в управленческой документации, в@настоящее время используются:
- Общероссийский классификатор предприятий и организаций (ОКПО), объектами классификации которого являются предприятия и организации — авторы документов;
- Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД), который определяет код формы документа.
Классификация объектов шла параллельно с унификацией их форм.
Унификация приводит к сокращению множества объектов, установлению рационального единообразия в любой деятельности, в том числе и документировании.
В результате унификации документов создается унифицированная форма документа (УФД), применение которой позволяет улучшать качество документов, снижает затраты на их изготовление, передачу и обработку. Это позволяет ускорить прохождение документов в организации, оптимизировать документооборот.
Унифицированная форма документа, УФД — совокупность реквизитов, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных в определенном порядке на носителе информации.
Унифицированные и взаимоувязанные формы документов, обеспечивающие документированное представление данных в определенных видах управленческой и@хозяйственной деятельности, объединяются в унифицированные системы документации (УСД).
Унифицированная система документации, УСД — система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности.
К унифицированной системе организационно-распорядительной документации (УСОРД) относятся распорядительные, организационные, информационно-справочные документы и документация по трудовым отношениям.В ней каждой УФД присвоен определенный код в соответствии с Общероссийским классификатором управленческой документации (ОКУД).
Для установления правил оформления документов используется принцип стандартизации.
Стандартизация — деятельность по установлению и применению правил и характеристик в целях их добровольного и многократного использования, направленная на достижение упорядоченности в сферах производства и обращения продукции и услуг, а также повышения конкурентоспособности продукции, работ и услуг.
УСОРД включает в себя государственный стандарт, альбом унифицированных форм документов и инструкции по их заполнению и применению.
В курсе «Документационное обеспечение управленческой деятельности» изучается стандарт УСОРД — ГОСТ Р 7.0.97–2016 «Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов», который устанавливает правила оформления реквизитов документов УСОРД.
Ранее Госстандартом России было утверждено еще ряд ныне действующих в области делопроизводства стандартов, к которым относятся:
- ГОСТ 9327–60 «Бумага. Потребительские форматы», установивший стандарты для производства бумаги и изготовления изделий из нее (папки, конверты и т.д.);
- ГОСТ 17914–72 «Обложки дел длительных сроков хранения. Типы, размеры и@технические требования», установивший правила по оформлению обложек дел постоянного и длительных сроков хранения;
- ГОСТ Р 51141–98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», нормативно закрепившей терминологию ДОУ.
Важный вклад в национальную систему стандартизации деятельности ДОУ внес ГОСТ Р ИСО 15489–1-2019 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Информация и документация. Управление документами».
Использование электронных документов и информационно-коммуникационных технологий в деятельности предприятия и ДОУ вызывает необходимость обращения к стандартам, регламентирующим эту сферу.
Так ГОСТ 7.70–2003 «Описание баз данных и машиночитаемых информационных массивов. Состав и обозначение характеристик» устанавливает состав, содержание и представление реквизитов описания электронных информационных ресурсов, являющихся базами данных и автоматизированными информационными массивами.
В серию стандартов «Информационная технология» входит ГОСТ Р 52292–2004 «Электронный обмен информацией. Термины и определения», в котором закреплена терминология электронного обмена информацией. К этой серии относится и комплекс стандартов на автоматизированные системы, содержащих правила создания и эксплуатации компьютерных систем и технологий обработки документации.
Например, ГОСТ 34.601–90 «Комплекс стандартов на автоматизированные системы. Автоматизированные системы.
Стадии создания» выделяет восемь стадий в создании автоматизированных систем (АС), используемых в различных сферах деятельности:
- формирование требований к АС;
- разработка концепции АС;
- техническое задание;
- эскизный проект;
- технический проект;
- рабочая документация;
- ввод в действие;
- сопровождение АС.
Как инструменты упорядочения работы с документной информацией классификация, унификация и стандартизация должны в обязательном порядке использоваться при документировании управленческой информации и организации работы с документами на любом предприятии.
- Оформление отчета по практике по ГОСТу 2021/2022
- Оформление ВКР по ГОСТу
- Как составить бизнес-план своими силами
- Оформление эссе по ГОСТу
- Оформление презентации по ГОСТу
- Оформление статьи по ГОСТу
- Оформление дипломной работы по ГОСТ 2021/2022
- Оформление курсовой работы по ГОСТу
- Оформление контрольной работы по ГОСТу